Les grandes étapes

Le vocabulaire de la bibliothéconomie

Un des premiers défis auquel nous avons fait face est la différence de vocabulaire entre les développeurs informatiques et les bibliothécaires. Nous avions tout un monde nouveau à apprendre pour bien comprendre les fins détails des besoins de chaque bibliothèque. La collaboration des bibliothécaires a été d’une grande aide et Libéo a relevé avec succès cette première épreuve.

Les données

Une des hypothèses de départ du projet était que la migration des données allait se faire rapidement. Cette hypothèse était envisageable, car l’ancien système utilisait le même standard international en bibliothéconomie que Koha. Cependant, assez rapidement, nous avons remarqué que plusieurs éléments importants n’étaient pas implantés de la même façon. Nous avons investi beaucoup d’énergie pour nous adapter et modifier les données afin de réaligner tous les cégeps et préparer le processus de migration. Après plusieurs mois de tests et de validation avec le réseau des bibliothécaires, nous avons construit un processus d’extraction, de validation et de corrections des données afin de les migrer automatiquement dans Koha. Une fois en place, cela nous a permis de migrer tous les cégeps sur une période de 3 mois. La migration d’un cégep ne prenait que deux jours, incluant la validation.

La formation

À travers les différentes phases de migration, Libéo a donné une formation au personnel des bibliothèques à travers tout le Québec. Afin de bien couvrir un logiciel comme Koha, nous avons créé une formation modulaire d’une semaine. Elle a permis à différents milieux de travail d’être formés, tout en se concentrant sur les modules qu’ils allaient concrètement utiliser dans Koha. Toute la formation était divisée en parties théoriques et pratiques, accompagnées du formateur.

Le changement

Une fois la formation terminée et le nouveau système en production, la gestion du changement ne fait que commencer. Plusieurs processus dans les bibliothèques ont dû être changés pour s’adapter à la nouvelle réalité. Les bibliothécaires se sont créés une communauté de pratiquants Koha afin de s’entraider et d’optimiser leur utilisation du nouveau logiciel. Le même groupe a pu soulever des idées de nouveaux développements pour améliorer encore plus le logiciel et leurs propres processus. Du côté de Libéo, l’équipe de développement qui a mené à bien le projet est devenue “l’équipe Koha”. Cette équipe demeure proactive : elle vérifie et surveille les réflexions de la communauté Koha et du réseau collégial en général pour améliorer le produit tout en restant alerte aux changements de la communauté internationale de Koha.

Après 1 an, où en sommes-nous ?

L’équipe de Libéo a travaillé d’arrache-pied avec le CCSR et les cégeps pour réussir un projet d’une telle envergure. Malgré le calendrier serré, les défis multiples et une année scolaire à considérer, Koha fait maintenant partie de la vie scolaire dans tous ces cégeps. Le réseau collégial regarde fièrement l’avenir avec une plate-forme solide qui évolue encore avec les nouveaux besoins des bibliothèques. Sans contredit, l’avenir pour Koha au Québec est prometteur !

Liens:

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